להלן כמה מן השלבים המרכיבים את תהליך פתיחתו של כל מלון:
שלב 1: בחירת הצורה המשפטית והארגונית של הפעילות.
שלב 2: הכנת תוכנית עסקית למלון ובחירת שיטת המיסוי.
שלב 3: בחירה והתאמה של הנכס.
שלב 4: גיוס עובדים.
שלב 5: ארגון מסע שיווק.
בעת הכנת התוכנית העסקית יש לנסח תחילה את תפיסת העסק העתידי. תפיסת המלון כוללת:
- מעמד וסוג נכס המלון;
- מיקום;
- מספר החדרים;
- קיבולת ושטח, לרבות חניה ושטחים נוספים במלון;
- מספר הקומות;
- גודל הצוות;
- שיעור תפוסה שנתי ממוצע ועונתיות;
- מחירי לינה ושירותים נוספים, וכן מדדים אחרים.
יש לבסס את תפיסת המלון על המצב האמיתי בשוק שירותי האירוח, לבחור את הפלח המבוקש ביותר באזור ואת מבנה המלון שיאפשר לעמוד בלחץ התחרות.
כדי למנוע טעויות בבחירת צורת העסק, יש לערוך ניתוח שיווקי ולכלול אותו בתוכנית העסקית. הניתוח יכלול מדדי מאקרו כגון:
- כדאיות ההשקעה בשוק;
- מאפייני מלאי המלונות הקיים: מספר העסקים, חלוקה לפי סוגים, מגמות במספר המלונות ובקיבולת החדרים;
- מאפייני הביקוש: גורמים מכריעים, עונתיות ורמות תפוסה;
- מחירי השוק והשינויים בהם לאורך השנה;
- מגמות התפתחות השוק.
יש לערוך בדיקה מעמיקה יותר של פלח השוק שנבחר: מספר המלונות בקטגוריה, פיזורם הגאוגרפי, היקף וזמינות השירותים והתמחור.